Hóa đơn điện tử là ứng dụng được thiết kế chuẩn hóa theo quy định pháp luật với những tiện ích thông minh có thể hỗ trợ tích cực cho các hộ kinh doanh trong hoạt động quản lý vận hành. Tham khảo ngay bài viết để hiểu rõ hơn về những ưu thế mà giải pháp công nghệ này có thể mang lại.
1. 5+ Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có thể nhận được nhiều lợi ích tích cực về nhiều mặt. Cụ thể như:
- Giúp tiết kiệm ngân sách: Hóa đơn điện tử cho phép người dùng thao tác nghiệp vụ phát hành, tra cứu, lưu trữ,… hóa đơn trên nền tảng trực tuyến. Chi phí cho các dịch vụ này thấp hơn hẳn so với ngân sách cần chi cho các hoạt động in ấn, chuyển phát và xây dựng khu vực lưu trữ bảo quản của hóa đơn giấy. Hộ kinh doanh có thể tham khảo báo giá VNPT Invoice tại đây để có góc nhìn trực quan hơn về chi phí đầu tư cho hóa đơn điện tử.
- Tính bảo mật cao: Toàn bộ dữ liệu được mã hóa nên có thể ngăn chặn kẻ xấu xâm nhập đánh cắp hay phá hoại thông tin người dùng.
- Ngăn ngừa thất thoát, hư hỏng: Hóa đơn điện tử được lưu trữ quản lý trên hệ thống trực tuyến nên không có trường hợp hư hỏng, thất thoát như hóa đơn giấy.
- Sử dụng tiện lợi: Ứng dụng tích hợp nhiều tính năng giúp cho việc tạo lập, phát hành, quản lý tìm kiếm và lưu trữ được đơn giản hóa.
- Có khả năng tương thích cao: Hóa đơn điện tử có thể tích hợp với nhiều phần mềm kế toán, quản lý mà hộ kinh doanh đang sử dụng phổ biến.
- Đầy đủ tính pháp lý: Ứng dụng được thiết kế chuẩn hóa theo quy định pháp luật và điều chỉnh bổ sung theo thông tư 78 nên đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy. Vì vậy, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch thay thế cho hóa đơn giấy.
Dịch vụ hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý và vận hành trong các hộ kinh doanh hiệu quả, thuận tiện hơn
>> Hiện nay Tổng cục Thuế đang khuyến khích các hộ kinh doanh áp dụng hình thức hoá đơn điện tử máy tính tiền vào hoạt động giao dịch mua bán. Tìm hiểu thêm những lợi ích và quy định liên quan đến hình thức hóa đơn mới này để bắt kịp xu hướng chung là điều chủ hộ kinh doanh nên thực hiện ngay hôm nay.
2. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Thông tư 78-2021-TT-BTC của Bộ Tài chính và Nghị định 123-2020-NĐ-CP của Chính Phủ ban hành, yêu cầu bắt đầu kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2022, các cơ sở kinh doanh nói chung, bao gồm cả hộ kinh doanh, phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử dưới hình thức bắt buộc.
Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh áp dụng cho 3 trường hợp sau:
- Các hộ kinh doanh thực hiện nộp thuế theo hình thức kê khai bắt buộc phải dùng dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh thực hiện nộp thuế theo hình thức khoán có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì sẽ được cơ quan thuế cấp lẻ cho từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế theo từng lần phát sinh khi có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ cấp lẻ cho từng lần.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, hộ kinh doanh bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử từ ngày 01 tháng 07 năm 2022
Ngoài 3 trường hợp trên, các hộ kinh doanh chưa bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi:
Đối với các hộ kinh doanh hoạt động ở khu vực có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn/đặc biệt khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng nếu:
- Không có các giao dịch với cơ quan Thuế quản lý bằng hình thức điện tử
- Hạ tầng công nghệ thông tin chưa có/chưa đáp ứng được yêu cầu triển khai hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh chưa có hệ thống phần mềm kế toán quản lý.
- Hộ kinh doanh chưa có hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng dịch vụ và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế phụ trách và người mua.
Lưu ý: Thời hạn 12 tháng sẽ được tính như sau:
- Đối với hộ kinh doanh đăng ký hoạt động từ trước ngày 01 tháng 07 năm 2022: tính 12 tháng từ thời điểm ngày 01 tháng 07 năm 2022.
- Đối với hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 trở đi: tính 12 tháng từ thời điểm hộ kinh doanh bắt đầu đăng ký sử dụng hóa đơn.
Trong thời hạn 12 tháng theo quy định, hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc khi hết thời gian này.
Từ những phân tích trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nên được các đơn vị triển khai sớm để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Đồng thời, từ đó cũng nhận được các lợi ích tuyệt vời trong hoạt động quản lý, giao dịch mà giải pháp công nghệ thông mình này mang lại.
